読み手のステークホルダーを混乱させないライティングスタイルの一貫性とは?

(English blog: Do You Confuse Stakeholders With Inconsistent Style? | One World Link)

文章を書いたり、コミュニケーションをとったりする際、意外と気になるのが「スタイル」の一貫性です。例えば、タイトルでどの単語を大文字にするか、日付や数字の書き方、学位の表記(「PhD」か「Ph.D.」か)、さらには「on-site」や「onsite」の使い分けなど、ちょっとした疑問が浮かびませんか?

これらの疑問を解決するためにこそ、「スタイルガイド」が必要なのです。英語での執筆をする際、多くのプロフェッショナルが最初に選ぶのがスタイルガイドです。その理由は、スタイルガイドが一貫性のある洗練されたコミュニケーションを支えているからです。

企業にとって、コミュニケーションの一貫性は非常に重要です。一貫性のない表現やスタイルは、ステークホルダーに混乱を与え、ブランドの信頼性を損なう可能性があります。スタイルガイドがないと、古いルールや曖昧な記憶に頼ってしまい、プロフェッショナルな文章にはそぐわないことがあるのです。そして、矛盾や非効率、ミスコミュニケーションにつながる可能性があり、企業にとって大きな損失となりかねません。

特に翻訳業務では、スタイルガイドの役割が一層重要になります。翻訳者が貴社のスタイルガイドを理解し、それを遵守することができて初めて、一貫したブランドのメッセージが世界中で伝わります。適切にスタイルガイドが活用されていれば、社内外で行われるすべてのコミュニケーションが、企業の基準に沿ったものとなり、プロフェッショナリズムが保たれます。

推測に頼ることなく、コミュニケーションの質を向上させるためには、スタイルガイドを選び、それを実践することが大切です。スタイルガイドがあれば、文章の一貫性を保ちながら、ブランドの信頼性を確立することができます。まだスタイルガイドを導入していない方は、ぜひ今すぐに検討してみてください。きっと、あなたのコミュニケーションがさらに洗練され、効果的になるはずです。

スタイルガイドとは?

―あなたの文章を一貫性のあるプロフェッショナルにするための必須ツール―

スタイルガイドをご存じですか?スタイルガイドとは、文書の執筆やフォーマットを標準化するためのルールと推奨事項がまとめられたガイドラインのことです。これを使うことで、文法や句読点、トーン、フォーマット、さらには引用スタイルに至るまで、文章全体の一貫性を保つことができ、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

業界によって求められるスタイルガイドは異なり、それぞれのコミュニケーションニーズに合わせて選ばれます。例えば、ジャーナリストは、APスタイルを使って簡潔で分かりやすい報道を行い、学術分野では、シカゴ・マニュアルやAPAスタイルのような、詳細な引用とフォーマットに特化したガイドラインが使用されることが一般的です。スタイルガイドを使用すれば、ライターは読者に伝えたいメッセージをクリアに、そして一貫性を持って表現することができ、ターゲットオーディエンスにしっかりと響くコンテンツを作成することができます。

そこで今回は、英語で最も一般的に使用されているスタイルガイド4つ[K2] をご紹介し、それぞれの特徴を解説します。あなたの文章作成にぴったりのスタイルガイドを見つけて、一貫性のあるプロフェッショナルなコミュニケーションを目指しましょう!

代表的なスタイルガイドの概要

APスタイルブック(AP通信)
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  • 分野: ジャーナリズム、メディア、広報
  • 目的: ニュースやメディアコンテンツに最適な簡潔で中立的な執筆ガイドラインを提供
  • 主な特徴:
    • 見出しはタイトルケースを使用
    • オックスフォード・カンマ(例えば「red, white, and blue」)を避ける
    • 数字1-9はスペルアウト(例:one, two, three)

シカゴ・マニュアル・オブ・スタイル
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  • 分野: 学術、出版、書籍執筆
  • 目的: 著者、編集者、出版社向けの包括的なガイド。引用方法や原稿のフォーマットなど、幅     広いトピックをカバー
  • 主な特徴:
    • 2つの引用システム:人文学向けの「ノートとビブリオグラフィー」、科学分野向けの「著者-日付」
    • オックスフォード・カンマを強調
    • ビブリオグラフィー、索引、原稿準備に関する詳細なルール

MLAハンドブック(モダン・ランゲージ・アソシエーション)
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  • 分野: 人文学、リベラルアーツ
  • 目的: 文学や芸術の学術的執筆のための引用とフォーマットのルールを提供
  • 主な特徴:
    • 本文中の引用と「Works Cited」ページをペアで使用
    • シンプルさと読みやすさを重視
    • 引用や言い換えに関する明確なガイドライン

APAスタイル(アメリカ心理学会)
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  • 分野: 社会科学、心理学、教育、医療
  • 目的: 研究重視の分野における引用とフォーマットを標準化
  • 主な特徴:
    • 著者-日付引用スタイル(例:Smith, 2020)
    • 見出し、要約、表/図に関するルール
    • 精度と科学的な明確さを重視

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《クイック比較》

  • AP: 速くて明瞭。ニュースで使用される。
  • CMS: 詳細で専門的。書籍やエッセイで使用される。
  • MLA: 引用に重点を置く。人文科学で使用される。
  • APA: データ量が多く、研究に重点を置く。科学分野で使用される。

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タイトルケースの違い

スタイルガイドによって、タイトルケースのルールが少しずつ異なります。どの単語を大文字にし、どの単語を小文字にするかを見てみましょう。

スタイルガイド大文字にする単語例外例文
APスタイル・最初と最後の単語
・主要な単語
・4文字以上の単語
・不定詞の「to」
・ハイフンで繋がれた主要単語の2番目の部分
冠詞、接続詞、4文字未満の前置詞は小文字にする(最初や最後以外)Annual Report Highlights Growth Over Key Markets
シカゴ・マニュアル・最初と最後の単語
・主要な単語
・一部の接続詞
・5文字以上の前置詞
冠詞、接続詞、5文字未満の前置詞は小文字にする(最初や最後以外)Annual Report Highlights Growth over Key Markets
MLAスタイル・最初と最後の単語
・主要な単語
・従属接続詞
冠詞、対等接続詞、前置詞は小文字にする(最初や最後以外)Annual Report Highlights Growth over Key Markets
APAスタイル・最初と最後の単語
・主要な単語
・4文字以上の単語
・ハイフンで繋がれた主要単語の2番目の部分
APスタイルと同じAnnual Report Highlights Growth Over Key Markets

※主要な単語には、名詞、代名詞、動詞、形容詞、副詞が含まれます。

タイトルケースのルールについて、さらに詳しくはこちらをご覧ください。

スタイルガイド別の表記の違い

スタイルガイドによって、同じ単語でも表記方法が異なることがあります。例えば、以下のように違いが出ます。

  • APスタイル: We invited three professors, two Ph.D. students, and one research assistant to the seminar.
  • シカゴ・マニュアル / MLAスタイル: We invited three professors, two PhD students, and one research assistant to the seminar.
  • APAスタイル: We invited three professors, two Ph.D. students, and one research assistant to the seminar.

では、OWLはどのスタイルガイドを推奨するのか?

文章作成において最も大切なのは、「一貫性」と「明確さ」です。この2つがしっかりしていないと、どんなに素晴らしい内容でも、読者にうまく伝わりません。そこで、OWLが推奨するスタイルガイドは、APスタイルです。

特に、投資家向けのIR(インベスター・リレーションズ)コミュニケーションには、APスタイルが非常に効果的です。その理由は、APスタイルが掲げる「明確」「簡潔」「プロフェッショナル」といった特徴が、投資家やステークホルダーに必要な情報を分かりやすく、的確に伝えるのに最適だからです。

APスタイルを使うと、複雑な財務データや四半期報告など、難しい内容もより理解しやすくなります。そして、何よりもAPスタイルは、幅広いオーディエンスに対してアクセスしやすいメッセージを届けるため、投資家はもちろん、一般の株主やビジネス関係者にも届きやすいのです。

このように、APスタイルはそのシンプルで明確な構造が、特にIR資料にピッタリです。投資家とのコミュニケーションをより効果的にするために、このスタイルを採用することをおすすめします。

適切なスタイルガイドを選ぶために

文章をさらに引き締め、プロフェッショナルな仕上がりにしたいなら、最初に考えるべきは「自分の業界」と「ターゲットオーディエンス」、そして「作成するコンテンツの種類」です。ニュース記事、研究論文、技術マニュアルなど、コンテンツの種類に応じて最適なスタイルガイドを選ぶことで、文章に一貫性を持たせ、ターゲットに合わせた内容に仕上げることができます。

スタイルガイドを選ぶ際には、そのガイドが自社の目標にどれだけ柔軟に対応できるか、そしてどのように自分たちの目的に合致するかを考えましょう。また、スタイルガイドのルールをチーム全員が把握し、統一感を持って作業を進められるようにすることも大切です。これにより、プロフェッショナルで一貫したコミュニケーションが実現します。

どんなコンテンツを作成するにしても、スタイルガイドをしっかり選ぶことで、より良い文章が生まれ、伝えたいメッセージがより効果的に伝わります。自分に合ったスタイルガイドを見つけて、文章作成をさらに進化させていきましょう!

もし、スタイルガイドに関するヒントや詳細な説明を探しているなら、Purdue OWLhttps://owl.purdue.edu/owl/index.html)はとても便利なリソースです。APAスタイルやMLAスタイル、シカゴ・マニュアルなどについて、簡単なヒントや詳しい解説が見つかります。

また、より正確で詳細な情報を得るためには、公式のスタイルガイドブックを参照するのがおすすめです。

自分の企業スタイルガイドを作成したい場合は、Mail Chimpが提供しているオープンソースのカスタマイズ可能なガイドが役立ちます!
Mail Chimpスタイルガイド

そして、スタイルガイドの作成に役立つ無料テンプレートも紹介されているこの記事もおすすめです。
最適なスタイルガイド50選(無料テンプレート付き)

【ご注意】

Grammarlyやほかの自動修正ツール、AIツールを使うときは、注意が必要です。これらのツールは、一般的な文章作成には便利ですが、選んだスタイルガイドに合わない修正を提案することがあります。特に、企業が採用しているスタイルガイドの具体的なルールと矛盾する可能性があります。そのため、ツールに頼りすぎず、自社のスタイルガイドに従うことが大切です。

一貫性とプロフェッショナリズムを保つためには、スタイルガイドのガイドラインを理解し、それに沿った執筆を行うことが不可欠です。自動修正ツールはあくまで補助的なツールとして活用し、最終的なチェックはスタイルガイドに基づいて行うようにしましょう。


英語は能動態が基本!

「英語は能動態が基本!」

前回のブログでは「良いビジネス英語は簡潔で明確です。」という話をさせていただきました。

そして簡潔で明確な英文を書くには、

ライティング自体と、ライティングをどのように見せるか(フォーマット)

という二つの要素を組み合わせることが非常に重要であるとお伝えしました。

また、「ライティングの三つのガイドライン」の一つ、「逆ピラミッドという原則」を紹介しました。

今回は二つ目のガイドライン「文章構造(特に能動態)」について書きたいと思います。

このような文章を読んだことはありますか?

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英語のレベルによって株価や出来高は変動する! [ハーバードビジネスレビュー研究結果]

今回のブログではHarvard Business Review(以下、HBR)のある記事を紹介したいと思います。
「エグゼクティブの英語力は投資家の判断を左右する」というもので、非常に興味深い研究結果が報告されています。
以下、HBRの記事を日本語に要約しましたので、シェアさせていただきたいと思います。

投資の世界はグローバルになりました。
今日の外国ファンドが保有する上場企業の株式は、2000年から8倍以上に増えています。
そんな中、多くの米国企業が取り入れているのが「earnings calls」というものです。
「earnings calls」とは決算報告の電話会議のことで、ライブ配信する企業が増えてきています。

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簡潔で明確な英文を書く上で 非常に大切な2つの要素とは?

コミュニケーションは、すべてグローバルコミュニケーションです。
これだけ覚えれば貴社のコミュニケーションが自然と良くなっていく!という内容を全5回のシリーズで紹介したいと思います。

 第1回目…「簡潔で明確な英文を書く上で、非常に大切な2つの要素とは?」
 第2回目…「英語は能動態が基本!」
 第3回目…「読みやすさは指標で測れる!」
 第4回目…「ライティングをどう見せるか…重要なフォーマット」
 第5回目…「読む目印、リーディングガイド」

私自身、翻訳をはじめ、マーケティング、本、スピーチライティングなど、20年以上、コミュニケーションの業務に携わってきました。
そして、今まで200社以上の日系上場企業の公開されている英文を評価してきました。

そこで、残念なお知らせがあります。

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安倍新内閣発足
「1億総活躍担当」の英訳が海外メディアで物議をかもす

1億総活躍担当

 世界に情報発信するのであれば、日本語だけでなく英語に翻訳されたときのことも考えましょう。

 

10月8日のThe Wall Street Journalの記事の見出しに思わず目をとめました。

Lost in Translation: ‘100 Million’ Minister to Drive Abenomics 2.0
(失われた翻訳:「1億人」大臣がアベノミクス2.0を動かす)
ここでいうDriveは、走らせるという意味と、迷走させるということをかけているニュアンスを表現しています。

 

失われた翻訳

10月7日に第3次安倍内閣が発足されました。

加藤大臣が任命された「1億総活躍担当」。
日本語でも職務の内容が分りにくいという話を耳にしますが、英語ではそれ以上にどう翻訳するかについて議論されています。

大変僭越ではありますが、Lost in Translationとまで言われてしまった The Wall Street Journal の記事について
今日はブログを書かせていただきました。 “安倍新内閣発足
「1億総活躍担当」の英訳が海外メディアで物議をかもす” の
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ビジネスチャンスを惹きつける話し方のコツ

Speaking-with-Passion

声に秘められた情報とは?

話し方や声のトーンから、話者の人となりがなんとなくわかってしまうのは、普段の生活で実感することも多いですよね。
声やボディランゲージは、プレゼンテーションやスピーチ、様々なビジネスシーンで、必ず考慮すべき部分です 。

例えば米国のオバマ大統領。
権力のある人物のスピーチは、さすが貫禄のある話し方ですよね。

では、スピーチが上手な人が権力を手にするのか、権力を手にすると、話し方が変わっていくのか?

この疑問に答えることができるPsychological Scienceが実施した研究の結果がForbes に掲載されていました。
グローバルにご活躍する皆様にはぜひご紹介したいと思ったのでお届けいたします!

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翻訳 vs. コミュニケーション
偉大なイノベーションを世界に発信する真のコミュニケーション

Innovation Weekendから学ぶ、世界の壁と言葉の壁

サンブリッジベンチャーズが主催し、日本・米国・英国の11の将来有望なスタートアップ企業が参加したInnovation Weekendが東京で開催されました。

世界各地で開催されたInnovation Weekendでの優勝と準優勝したスタートアップ企業が一同に介した東京での決勝戦。

「Be global, or die local」(日本語に置き換えと「世界へ行くか、現状で終わるか!?小さくまとまらず、世界に羽ばたこう!」るといったところでしょうか)といったコンセプトを掲げたこのInnovation Weekend。
世界中から集まるイノベーションが刺激しあうことで、更に新たなイノベーションが生まれていくことは、素晴らしいですよね!

Innovation Weekendの詳細については、こちらのリンクからご覧ください。

「Be global, or die local」をコンセプトのもとに東京で開催されたこのイベントで、選ばれた上位3位は、実はすべて日本のスタートアップ企業。
特別賞に選ばれた米国のFitnessCubed社は、開催者側の選考による受賞でした。 “翻訳 vs. コミュニケーション
偉大なイノベーションを世界に発信する真のコミュニケーション” の
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