投稿者: Mia Omatsuzawa 大松澤実絵

As an IR or ESG professional in Japan, you already know how demanding your job is. Between preparing disclosures, responding to investors, and managing internal reports, translation often feels like just one more burden—one you barely have time for. AI tools like ChatGPT promise to make the process faster and easier, but can they really deliver the accuracy and nuance your communications require?

AI translation has come a long way, offering instant results that seem like a perfect solution for time-strapped professionals. But as useful as these tools can be, they also have limitations—especially when it comes to financial, regulatory, and investor-facing content. Knowing when to rely on AI and when to steer clear can make the difference between clear, effective messaging and costly miscommunication.

That said, while AI translation can be a helpful tool, it’s not a one-size-fits-all solution. These tools are evolving rapidly, but they still struggle with nuance, cultural context, and the complex language structures often found in financial and investor communications. Precision and clarity are critical for IR and ESG professionals. Knowing when to use AI and when to rely on human expertise can make all the difference in your global communications.

Below, we break down five scenarios where AI translation can be useful and five where it’s best to leverage professional human translators.

Five Ways to Use Generative AI for Japanese-to-English Translation and Maintain Good Relationships With Stakeholders

Generative AI is transforming how businesses handle translation, offering speed and efficiency that can be valuable in the right situations. However, like any tool, its effectiveness depends on how and when it’s used. For Japanese-to-English translation, AI can support internal workflows, assist professionals, and improve efficiency—but only if applied thoughtfully. Here are five ways AI can enhance translation while maintaining strong stakeholder relationships.

1. Internal Drafts and Quick Reference

AI can help draft internal emails, memos, or reports, where the main goal is quick understanding rather than polished communication. When speed is a priority, AI-generated translations can provide a foundation that employees can refine before finalizing the content.

2. Structured and Repetitive Content

For standardized texts such as FAQs, technical manuals, and product descriptions, AI translation can be an efficient solution. These types of content often follow predictable structures with consistent terminology, making them easier for AI to process accurately.

3. Large Volumes of Low-Risk Content

When companies need to translate a large number of internal reports or informal communications, AI can save time by providing an initial translation. This is especially useful when the primary goal is to grasp the meaning rather than produce a fully polished final document.

4. Ensuring Consistency in Terminology and Style

Maintaining consistent terminology and writing style is essential for corporate communications, especially in industries with specialized language. Generative AI can assist you in reinforcing your company’s brand voice across all materials by referencing predefined glossaries, past translations, and style guidelines to ensure that your communications remain uniform in tone and word choice.

5. Assisting Human Translators

Translation tools have evolved over the years to support human translators, starting with paper dictionaries, electronic devices like the “Word Tank,” and later, online dictionaries and databases. Generative AI is the latest addition to this toolkit, helping professionals work more efficiently by generating initial drafts, suggesting terminology, and identifying common patterns in language. Generative AI can help refine tone, nuance, and clarity, ensuring your final translation is natural, precise, and suited to the end user. Using these tools to streamline repetitive tasks enables you to concentrate on what matters most—delivering high-quality, audience-focused communication.

Five Times Generative AI Can Hurt Your Japanese-to-English Translation—and Your Stakeholder Relationships

For high-stakes content like financial disclosures, investor communications, and culturally sensitive messaging, accuracy and nuance are critical—areas where AI still struggles. Misuse of AI in these situations can lead to miscommunication, reputational damage, and even compliance risks. Here are five scenarios where AI translation falls short and why human oversight is essential.

1. Financial Disclosure

Financial reports and earnings releases demand precision and adherence to specific terminology and formatting standards. Recent studies highlight both the progress and limitations of AI translation in finance. Researchers from Grenoble Alpes University and Lingua Custodia introduced the DOLFIN test set to evaluate AI performance in financial content. While AI models continue to improve, they still struggle with context-sensitive financial terminology and formatting accuracy. While larger AI models performed better by using more context to produce accurate and consistent translations, smaller models often struggled. In longer passages, these models tended to lose coherence, with each new word making the translation less accurate. (Slator)

2. Investor Relations and Corporate Communications

A survey by the Tokyo Stock Exchange found that global investors are dissatisfied with the current state of English disclosures in Japan. A number of respondents commented that they were dissatisfied with the machine translation of earnings reports, IR presentations, and timely disclosures, adding that such translations are particularly difficult to understand. Read more in our previous blogs [Why Are Investors Undervaluing Your Stock? Investors Say, “Much Harder to Evaluate the Risks of an Investment in Japan…”]
[10 Quotes From Global Investors That Will Make You Rethink Your English Communications]

Investor presentations, shareholder letters, and public disclosures shape corporate reputation. These materials must be clear, concise, and aligned with company messaging. However, AI-generated English translations of Japanese often introduce passive voice, awkward phrasing, and inconsistencies. This not only disrupts readability but also weakens the impact of the message. Passive voice can make statements feel less direct and engaged, while awkward phrasing and inconsistencies can distract stakeholders or create an unpolished impression—ultimately undermining the company’s credibility and professional image.

3. Cultural and Nuanced Messaging

Language is more than just words—it conveys culture, intent, and emotion. AI tools may generate grammatically correct translations that include all elements of the original Japanese text but fail to capture how the same ideas would naturally be expressed in English. The way we structure sentences, organize paragraphs, and present information varies across languages. Writing styles, tone, and the pragmatic use of language often require careful adaptation rather than direct translation. Without human intervention, AI-generated translations can feel rigid, overly literal, or even confusing to the target audience.
Japanese business communication, for example, often removes subjects and includes passive language, indirect phrasing, and cultural subtleties that AI cannot always interpret correctly. What sounds normal in Japanese may come off as vague or unnatural in English, even if it’s a “correct” translation.

4. Copywriting and Branding

Marketing materials, websites, and press releases must engage the target audience while maintaining brand voice and credibility. As noted by Metaphrasis Language & Cultural Solutions, AI might not comprehend the cultural quirks and emotional appeal required for persuasive marketing content, resulting in translations that are ineffective or even offensive to potential customers.

5. Confidential or Sensitive Information

AI translation tools can pose significant security risks. Sensitive business information input into AI platforms may be stored, reused, or leaked, creating potential data breaches. For instance, Samsung employees inadvertently leaked confidential company data in 2023 by inputting sensitive information into ChatGPT, leading the company to ban the use of such AI tools to protect its intellectual property (TechCrunch, 2023). Similarly, major banks and technology companies have imposed restrictions on their employees’ use of ChatGPT over concerns about confidential data leaks (Semafor, 2023). Human translators provide confidentiality and accountability that AI cannot ensure.

The Bottom Line

Generative AI translation can be a valuable tool in many situations, but it’s not a one-size-fits-all solution. While it offers speed and convenience, especially for routine or high-volume content, there are times when human expertise is essential—such as in financial reporting, investor relations, and culturally nuanced messaging.

Keep in mind that the effectiveness of AI translation also depends on how it’s used. Clear, well-structured input and carefully crafted prompts can improve results, but AI still has limitations in capturing nuance and context. The key is understanding when AI can enhance efficiency and when human oversight is necessary to ensure accuracy, clarity, and credibility in your global communications.

IRやESGの情報開示において、英文開示のニーズはますます高まる傾向の中、情報開示の準備や投資家からの質問に対する回答、社内向け報告書の管理において、翻訳はプラスアルファの業務であり、英訳業務に割く時間確保や英語化に対する予算なども厳しい状況の企業様は多くいらっしゃると思います。

弊社の多くのクライアント様も自社内にChatGPTのようなAIを導入し、社内イントラとして英訳を行い、翻訳にかけていた時間やコスト削減に取り組んでいる企業様も多くいらっしゃいます。しかし会社が伝えたい日本語の原文にある大切なニュアンスを本当に正確に表現できているのか、その英訳に一切問題がないのか、、、認識されておりますでしょうか？

AI翻訳は大きな進歩を遂げ、時間に追われるIR担当者のみなさまに対して、完璧に近いと思われるレベルのソリューションを一瞬にして提供してくれるようになりました。しかし、便利にはなりましたが、財務状況や金融規制情報など投資家の方々が日々触れている情報に対して、翻訳品質のレベルはまだ完璧とは言えません。

どのような場合にAIを活用し、どのような場合に使用を避けるべきかを把握しているかどうかで、簡潔、明白で効果的なメッセージとして発信していけるか、あるいは、大幅に誤ったコミュニケーションとなるかの違いが生じてきます。

AI翻訳が有用なツールであることは確かですが、現時点においては、完全なるソリューションではないということを今日はお伝えしていきたいと思います。これらAIツールは急速に進化しているにも関わらず、財務情報や投資家の方々のやり取りによく見られる繊細なニュアンスの違いや文化的な内容、日本語特有とも言える複雑な言語構造に対して、未だにAIは間違えることがあります。

IRやESGの情報開示において、情報の正確さや明白さは英文コミュニケーションにおいて非常に重要です。どのような場合にAIを使用し、どのような場合に人間の見解、判断を優先すべきなのかを明確に把握することで、これからの海外向けコミュニケーションに対して大きな違いを生むことができるでしょう。

AI翻訳が役に立つケースと翻訳者に依頼すべきケースを、それぞれ5つずつ紹介させていただきます。

生成AIによる和文英訳で、投資家の方々と良好な関係を保つことができる5つのケース

生成AIは、様々な状況に応じて適切な速度や性能を提供することで、翻訳業務のあり方を変えつつあります。しかし、他のツールと同様に、いつどのように使用されるかによって、その効果は変わります。

AIで和文英訳を行うことで、社内向け文書の作成など、IR担当者の皆さんの業務支援や効率性の向上につながりますが、その使い方は慎重に検討する必要があります。

投資家の方々とのやり取りをスムーズに進めるために、AI翻訳を活用できる5つのケースを紹介します。

1. 社内向け原稿およびクイックリファレンス

AIにより、社内向けのメールやメモ、報告書の作成が効率的に進められます。これらの文書は、洗練された表現よりも簡単に理解できる内容であることが重要となるためです。
AI翻訳で作成した下書きを手直しするだけで完成させることができるため、期限が迫っている場合などに役立ちます。

2. 構造化された定型的な内容

FAQや技術マニュアル、製品説明のような標準化された文章は、AI翻訳が効果を発揮する場面です。これらは、統一された用語による予測可能な構造になっていることが多く、AIが正確に処理しやすい内容になっています。

3. 大量の低リスクな内容

大量の社内向け報告書や非公式文書の翻訳を行う際、AIに翻訳のたたき台を作成させることで、時間の節約が可能です。これは完璧な最終文書を作成することよりも、概要を把握することが最優先の場合に特に有用です。

4. 用語およびスタイルの一貫性を保証

用語やスタイルを統一することは、企業間コミュニケーション、特に専門用語を用いる業界では必須です。
生成AIは、あらかじめ定義された用語集や過去の翻訳、スタイルガイドを参照することで、企業ブランドのメッセージを全ての媒体に反映するためのサポートが可能です。これにより、一貫した論調や用語によるコミュニケーションが保証されます。

5. 翻訳者の支援

翻訳ツールは、紙の辞書から始まり、”Word Tank”のような電子辞書に続いて、オンライン辞書やデータベースの登場といったように、翻訳者をサポートするために長年進化してきました。
生成AIは翻訳ツールの最新版であり、たたき台の作成や用語の提案、言語の共通パターンの特定を通して、より効率的な働き方を支援しています。
生成AIの活用により、論調やニュアンス、明瞭さの改善が可能です。また、最終的な翻訳が自然かつ正確で、エンドユーザーに合致する内容であることが保証されます。
これらのツールを使用することで、定型作業を効率化し、最も重要な業務である「高品質で読者にフォーカスしたコミュニケーションの提供」に集中できます。

生成AIによる和英翻訳で、出資者との関係が損なわれる5つのケース

財務情報の開示や投資家とのコミュニケーション、文化的背景から用いられる繊細なメッセージなどの影響力が強い内容は、正確さとニュアンスが重要になります。これはAIが未だに苦手としている領域です。

これらの状況でAIを誤った方法で用いると、コミュニケーションの行き違いや風評被害、ひいてはコンプライアンスのリスクにつながる可能性があります。

AI翻訳では目的を達成できないために、人間によるチェックが必要となる5つのケースを紹介します。

1. 財務情報の開示

財務報告書や決算発表は、特定の用語や標準書式への正確な順守が求められます。近年の研究では、財務情報におけるAI翻訳の進歩と制約の両方に着目しています。
グルノーブル・アルプ大学とLingua Custodia社の研究者は、財務情報におけるAI性能を評価する「DOLFINテスト」を導入しました。AIモデルは日々進化を続けていますが、状況に応じた財務用語の使い分けや書式の正確性には未だに苦労しています。
大規模AIモデルが様々な文脈を学習して正確で一貫した翻訳を生成することで、より良い性能を発揮する一方で、小規模モデルは苦戦することが多いです。長文では、これらのモデルは一貫性に欠ける傾向があり、新たな語句が出てくると翻訳の正確性が下がります。（Slator）

2. IRおよび企業広報

東京証券取引所の調査によると、海外投資家は日本での英語による情報開示に満足していないという結果が出ています。多くの回答者が、決算発表やIR資料、即時開示資料に満足できなかった、翻訳された文章が特に分かりづらかったと答えています。
詳しくは、前回のブログをご覧ください：
日本株の評価が難しい理由とは？投資家が語る評価の壁とは・・・
英語開示の重要性を考え直す海外投資家からの声

投資家向け資料や株主向け文書、公開情報は、企業の評判を形成します。これらの情報は明快かつ簡潔で、企業メッセージに沿ったものでなければなりません。しかし、AIによって生成された和文英訳は、受動態や不自然な言い回し、矛盾のある文章になることが多いです。これにより、読みやすさが損なわれるだけでなく、メッセージの効果が下がってしまいます。
受動態を使うと、間接的で読者の関心を引きづらい文章になります。不自然な言い回しや矛盾のある文章によって、株主を混乱させたり、洗練されていない印象を与えることになります。最終的には企業の信頼性やイメージを低下させてしまいます。

3. 文化的背景やニュアンスを含むメッセージ

言語とは単に言葉をつなげただけのものではありません。文化や意図、感情を伝えるためのものです。AIツールは、原文の日本語にある全要素を含んだ文法的に正しい翻訳を生成しますが、原文の意図を自然な英語表現でどのように伝えるかまでは把握できません。
文章や段落を構成したり、情報を伝達する方法は言語によって変わります。記載スタイルや論調、言語を実際に翻訳する際は、直訳ではなくより慎重に表現する必要があります。人の手による介入がなければ、AIが生成した翻訳は堅苦しい直訳になり、ターゲットの読み手にとって分かりづらい内容になってしまう可能性があります。
例えば、日本人のビジネスコミュニケーションでは、しばしば主語を省略し、受動態や間接的なフレーズ、文化的背景から繊細な表現が多く用いられます。AIがこれらの表現を常に正しく読み取ることができるとは限りません。
日本語では自然に聞こえる表現でも、英語では曖昧で不自然な印象を与える可能性があります。たとえそれが「正しい」翻訳だったとしても。

4. コピーライティングやブランディング

マーケティング媒体やウェブサイト、プレスリリースは、ブランドのメッセージや信頼性を保ちつつ、同時にターゲットである読み手の関心を引くものでなくてはなりません。
Metaphrasis Language & Cultural Solutionsに示されているように、マーケティングコンテンツに説得力を持たせるための文化的で曖昧な表現や情緒的な訴えを、AIは理解できない可能性があります。その結果、潜在的な顧客に対して効果がなく、場合によっては不快に感じられる内容につながってしまいます。

5. 機密情報

AI翻訳ツールは、重大なセキュリティリスクを引き起こす可能性があります。AIプラットフォームに入力された機密性の高い業務情報は、保存や再利用、漏洩される恐れがあり、情報漏洩のリスクが発生します。
例えば、2023年にサムスン社の従業員が不注意からChatGPTに機密情報を入力し、会社の機密データを漏洩してしまいました。その結果、同社は知的財産の保護を目的としてAIツールの使用を禁じました（TechCrunch, 2023）。
また、主要銀行およびテクノロジー企業は、機密情報漏洩の懸念があるとして、自社の従業員にChatGPTの使用制限を課しました（Semafor, 2023）。
翻訳者はAIが担保できない守秘義務と責任を提供できます。

最後に

生成AIによる翻訳は様々なシチュエーションで役に立つツールです。しかし、万能のソリューションではありません。

特に定型業務や大量のデータに対してスピードと利便性を発揮する一方で、財務報告書やIR、文化的背景やニュアンスを含むメッセージなど、人間の見解が必要となるケースもあります。

使い方次第でAI翻訳の有効性が変わることを覚えておいてください。

明快でしっかりした構成の入力や、念入りに作り込まれたプロンプトによって結果は改善しますが、それでもAIのニュアンスや文脈を読み取る力には限界があります。

AIの有効性を高めることができるケースと、海外とのコミュニケーションにおいて正確さや明瞭さ、信頼性を保つために人間によるチェックが必要となるケースを理解することが重要です。

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One World Link株式会社（OWL）は、コーポレートコミュニケーションにおける正確で効果的な英語の提供を専門としています。14年以上にわたるインベスターリレーションおよびコーポレートコミュニケーションの経験を活かし、日本企業がグローバルな投資家との強固な関係を築くための架け橋になることを目指しています。

OWLでは、決算報告書や財務諸表、経営陣のメッセージ、ESG関連文書など、上場企業のさまざまなIR開示文書における英文IR業務支援を行っております。企業のメッセージを明確に伝えることで、日本企業とグローバルステークホルダーとの間にあるコミュニケーションギャップを埋め、信頼と理解を深めるためのお手伝いをいたします。

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私と同じように、「ChatGPTのほうが数字に強いに決まっている」と思っている方も多いのではないでしょうか。なにしろAIですから、データを処理したり、情報を分析したりするのは得意分野のはずですよね。

しかし、ChatGPTに大きな数字の翻訳を完全に任せきりにしている方には、少し残念なお知らせがあります。実は、数字の翻訳において、意図せず訳文を“水増し”してしまっているケースがあるのです。

ChatGPTの“数字の水増し”：ケース1
私もそうですが、大きな日本語の数字を英訳するときに迷う方は多いのではないでしょうか。
「100 million」は「一億」？それとも「百万円」？
「一億」ってゼロがいくつだっけ……？

以下のスクリーンショットは、ある翻訳で困ってChatGPTに助けを求めたときのやりとりです。

赤枠で囲ったこの2つの箇所を見てみましょう。

ChatGPTは、9億円と125億円の両方を「9 billion yen」「125 billion yen」と誤訳してしまいました。
（正しくは「0.9 billion yen」「12.5 billion yen」であり、見過ごせない大きな誤りです。）

「一度だまされたら相手のせい。二度だまされたら自分のせい。でも、堂々とウソをつかれたら……さすがに驚きます。」

次の例では、42,383百万円をゼロとカンマ付きで入力する必要がありました。

ChatGPTが返してきた答えは「423,830,000,000」。

最終チェック中に「あれ？この数字おかしいかも」と気づきました。
「百万」は「one million」なので、42,383百万は「42.383 billion」のはず。

なのに、ChatGPTはなぜ「423 billion」と言ってきたのでしょうか？

念のため、「42,383,000,000は間違ってますか？」とChatGPTに確認してみました。

ご覧のとおり、ChatGPTは「42,383,000,000は間違いです」と断言してきました。

さらに説明を求めたところ、どうやらChatGPTは「百万円＝1億円（=100,000,000）」という前提で計算していたようです（これはさすがに驚きです）。

まさか、世界最先端のAIが「数字の計算」で間違えるなんて、思ってもいませんでした。

再確認と常に慎重な姿勢を
このような誤訳が、生成AIに翻訳や最終確認を任せている方々にとって、重大なリスクをはらんでいることは言うまでもありません。

AIによる翻訳を鵜呑みにしてはいけません。AIは強力なツールではありますが、まだその回答を全面的に信頼できる段階には達していません。
もしあなたの目的が“架空の10億ドル評価”で投資家を驚かせることでない限り、特に財務翻訳においては、AIを過信せず、細心の注意を払って使うべきです。

Struggling with writing clear, concise, and engaging corporate communications?
In Japanese writing, the traditional 起承転結 (introduction, development, turn, and conclusion) structure builds up to the key point. But in English, readers often expect the main message upfront, especially in global IR communications. Whether you’re drafting a press release, business report, or blog post, the inverted pyramid format helps you organize ideas effectively and immediately capture your audience’s attention.

What is the inverted pyramid format?

The inverted pyramid format presents information in order of importance. Purdue OWL Online Writing Lab writes that (the inverted pyramid) “remains one of the most widely used and time-tested structures in mass media writing.” Purdue introduced the inverted pyramid structure as a result of the telegraph, which would first transmit important information in case of transmission loss. The inverted pyramid structure introduces the most critical information first, follows up with supporting details, and ends with background information.

Here is a general image for context.

Pyramid breakdown

• Most Important Information First
  Start with the main point or key message. This is often the who, what, when, where, why, and how.
• Supporting Details Next
  Provide additional context, such as specific examples, explanations, or secondary information.
• Background Information Last
  Include less critical details or historical context for readers who want more depth.

What does this structure offer?

The biggest advantage of the inverted pyramid structure is that the structure ensures readers grasp the main ideas and critical information quickly.

Process Street, a company that offers solutions to manage business and workflows, published a blog post Inverted Pyramid: Don’t Bury the Lead — Give People What They Want (Fast)! This post touches on plummeting user concentration rates in this time of fast-paced communications, suggesting that the inverted pyramid can “supply global audiences with the news they do want to hear – and quickly.”

How does the inverted pyramid compare with Japanese writing methods?

For business English writing, the inverted pyramid structure is advantageous, offering readers (often busy investors and stakeholders) the main information upfront.

For comparison, let’s take a look at 起承転結. While each company may adhere to different standards and implement different writing strategies, a common theme in Japanese writing is the concept of 起承転結. This writing style features a four-part structure consisting of an introduction (起), the development (承), a twist (転),  and a conclusion (結).

For example, a common sentence structure I find myself reading in Japanese financial statements or briefings looks something like this →

Ex. Q2は〇〇需要の落ち込みにより、売上が前年を下回ったものの、気温の変動に伴いQ3の売上は前年同比で二桁増収へ転じ、過去最高を記録した。
(Direct translation: Although Q2 sales were lower than the previous year due to a drop in ●●demand, Q3 sales turned to a double-digit increase year on year due to fluctuating temperatures, reaching a record high.)

If we keep the original Japanese structure in the English translation, we only find out the main information (achieving record-high profits) at the very end. The original Japanese structure also results in a highly complex and difficult-to-understand sentence that distracts from the main point.

Now, let’s take a look at how this English sentence would look if written with the inverted pyramid.

Q3 sales reached a record high, rising by double digits year over year due to fluctuating temperatures. This growth marked a rebound from Q2 when weaker demand for ●● led to a year-on-year decline in sales.

Notice the difference? This version is both concise and clear, while also accommodating busy readers who skim for the main information.

Format	Structure	Best For	Advantages	Disadvantages
Inverted Pyramid	Most important information first, followed by details and background.	News articles, press releases, business updates.	Grabs attention quickly, easy to skim, editors can trim from the bottom.	Can feel abrupt or lacking depth at the end.
起承転結	Four-part structure: Introduction (起), Development (承), Twist (転), Conclusion (結).Introduction, body paragraphs with supporting details, and conclusion.	Business proposals, strategic presentations, formal communications in Japanese contexts. Academic writing, opinion pieces, in-depth analysis.	Provides a culturally resonant, logical flow in Japanese that gradually builds context and argument; enhances persuasiveness. Allows for thorough exploration and persuasion.	May be less direct for audiences accustomed to Western styles; can be verbose if not carefully managed. Readers may not immediately find the key information.

Process Street mentions additional benefits of using the inverted pyramid structure in business contexts, including improvements in readability, SEO, and accessibility.

Final thoughts

The inverted pyramid format is your key to clear and impactful business communications. Start using this structure in your writing today to engage your audience and make your message impossible to miss.

Contact One World Link for a free writing evaluation (available for Japanese corporations only) and let us help you create clear and concise translations for global audiences.

重要なポイントを説明するために、日本語では昔から「起承転結」のストーリーによる文章構造が用いられています。一方、英語では読者がまず初めに本題を期待していて、特にグローバルなIRコミュニケーションではこの傾向が顕著になります。プレスリリースや事業レポート、ブログ記事など、どのような媒体であっても、逆ピラミッド（逆三角形▽）の構造を活用することで伝えたい内容を効果的に表現し、読者の興味を素早く惹きつけることができます。

逆ピラミッド構造とは？

逆ピラミッドの法則では、重要度の高い情報から順に表していきます。こちらのサイト（Purdue Online Writing Lab）では、逆ピラミッド構造は「マスメディアで長期に渡り最も広く用いられている手法の一つ」で、電報で送信エラーが発生して途中までしか送れなくても、重要な情報だけは伝えられるように生み出された手法と紹介されています。 以下のイメージ図のように、最も重要な情報を初めに持ってきて、次に補完的な内容を詳しく記載し、最後に参考情報で締めるという構造になっています。

もう少し細かく見ていきましょう。

• 最も重要な情報を初めに
  要点または重要なメッセージで始めます。これはいわゆる「5W1H」（Who、What、When、Where、Why、How）です。
• 次に補完的な内容を詳しく
  具体的な例や説明、二次的情報などの内容を補完します。
• 最後に参考情報で締める
  さらに詳しく知りたい読者に向けて、重要度の低い内容や背景情報を記載します。
  

逆ピラミッド構造の活用によるメリット

最大のメリットは、本題や重要な情報を読者に素早く伝えられることです。

業務やワークフローを管理するためのソリューションを提供しているProcess Street社が投稿したブログ記事（https://www.process.st/inverted-pyramid/）では、情報の流れが速い現代においてユーザーの集中力が低下していることに触れています。この問題に対して、逆ピラミッド構造を用いることにより、グローバルな読者が「本当に知りたい」情報を素早く提供できると紹介しています。

逆ピラミッド構造を日本語の文章と比較したらどうなるか？

ビジネス英語の文章では逆ピラミッド構造は有効で、読者（多忙な投資家やステークホルダー）にまず本題を伝えます。

では反対に、「起承転結」の例を見てみましょう。各社がそれぞれの基準を元に異なる方針に従って記載していますが、日本語の文章には「起承転結」のコンセプトが共通のテーマとして存在しています。この記載スタイルは、起（導入）、承（発展）、転（変化）、結（終結）の4つの部分で構成されています。

例えば、日本語の決算報告書や決算短信に共通して見られる次のような構文があります：

Ex. Q2は〇〇需要の落ち込みにより、売上が前年を下回ったものの、気温の変動に伴いQ3の売上は前年同比で二桁増収へ転じ、過去最高を記録した。

原文の日本語の構造を維持したまま英訳すると、本題（売上が過去最高を記録したこと）は最後に記載されてしまいます。また、日本語の原文は非常に複雑で分かりづらい構造のため、本題から注意が反れてしまいます。

では、先ほどの日本語を逆ピラミッド構造で英訳したらどうなるか見てみましょう。

Q3 sales reached a record high, rising by double digits year over year due to fluctuating temperatures. This growth marked a rebound from Q2, when weaker demand for ●● led to a year-on-year decline in sales.

違いに気付きましたか？
簡潔で明快な文章になっているため、多忙な読者でもざっと目を通すだけで本題を把握できます。

構造	構成	適した媒体	メリット	デメリット
逆ピラミッド	・最も重要な情報を初めに ・次に補完的な内容や参考情報	ニュース記事、プレスリリース、ビジネス最新情報	・素早く注意を惹くことができる ・目を通すだけで本題を把握できる ・後半を削って編集しやすい	突然に締め括る印象を与えたり、内容が浅くなる可能性がある
起承転結	4つの部分：起（導入）、承（発展）、転（変化）、結（終結） 導入、本文および補完的な内容、結論	ビジネス提案、方針説明、日本語での公式文書、学術論文、 意見記事、徹底分析	・長年に渡り培われてきた表現やテーマなど、日本人に文化的に共感を得やすい論理フローにより、説得力を高めることができる ・徹底した調査結果を記載することにより、説得力を与えられる	・西洋の文体に慣れた読者には、間接的な印象を与える可能性がある ・長文になりやすいため、熟読しないと重要な情報をすぐに見つけられない

Process Street社は、読みやすさの向上やSEO、アクセシビリティなど、ビジネス文書で逆ピラミッド構造を活用することによる、さらなるメリットについても紹介しています。

最後に

逆ピラミッド構造は、明快で影響力のあるビジネスコミュニケーションにとっての鍵となります。
今日から活用を始めることで読者にアピールし、あなたの伝えたいメッセージを見落とされないようにしましょう！

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One World Link株式会社（OWL）は、コーポレートコミュニケーションにおける正確で効果的な英語の提供を専門としています。14年以上にわたるインベスターリレーションおよびコーポレートコミュニケーションの経験を活かし、日本企業がグローバルな投資家との強固な関係を築くための架け橋になることを目指しています。

OWLでは、決算報告書や財務諸表、経営陣のメッセージ、ESG関連文書など、上場企業のさまざまなIR開示文書における英文IR業務支援を行っております。企業のメッセージを明確に伝えることで、日本企業とグローバルステークホルダーとの間にあるコミュニケーションギャップを埋め、信頼と理解を深めるためのお手伝いをいたします。

また、企業様の様々な英文開示情報に対するビジネスライティング評価レポートを無償で提供しています。詳細については、[https://oneworldlink.jp/satei.php#contact]をご覧ください。

In our previous blog, we explored the upcoming Tokyo Stock Exchange (TSE) regulation changes and the reasons behind them. A survey conducted by the TSE revealed that many global investors are dissatisfied with the availability and timing of English corporate disclosures in Japan.

Today, let’s examine another key concern raised in the survey: the content and quality of disclosures. Investors have made it clear that high-quality English translations of investor relations (IR) disclosures are essential.

Let’s take a closer look at what investors are saying about translated disclosures—and the challenges they face in accessing reliable information.

Investors Are Frustrated—Here’s Why

Does your company only publish shortened or summarized disclosures? While summaries may seem like a quick fix, they come with long-term risks. Global investors rely on comprehensive information to make informed decisions, and insufficient English disclosures create barriers. Here’s what they’re saying:

“We still struggle to get real-time high-quality information in English and many times would have to rely on translators.” (Continental Europe, Asset Management, Investment Decision)

“Often times when the disclosure in Japanese is much better than English“ (Continental Europe, Asset management company, Research)

“Not enough companies are disclosing in English sufficiently. Sometimes it is not even clear what information is missing in English vs Japanese.” (UK, Hedge Fund, Investment Decision)

“Lots of the companies disclose much less information in the English disclosure…” (UK, Asset management company, Research)

“If Japan wants to be part of a global market, the primary disclosure should be in English. In Europe, I haven’t seen major companies publishing important disclosure in French or German first. By prioritizing Japanese disclosure, Japan is sending a signal to the world that local investors are more important than foreign investors.” (Japan, Asset management company, Investment decision)

A significant number of survey responses revealed widespread dissatisfaction with shortened disclosures. When investors can’t access the full information they need in English, they may take their capital elsewhere.

Is Generative AI Translation the Answer?

Do you rely on DeepL, ChatGPT, or other generative AI for your IR presentations and other significant disclosures?

While you might think the answer to providing complete and comprehensive disclosures is utilizing machine translation, you might want to think again. Investors notice—and they aren’t satisfied.

“Calls are not published with English transcripts, and even English disclosures are often machine-translated and do not capture the meaning of the message very well.“ (UK, Asset Management, Research)

“IR presentations are difficult to translate using machine translation tools, so the importance of availability in English is high.“ (US, Asset Management, Research)

“Earnings reports and timely disclosure documents are too critical to be left to machine translation.“ (US, Asset Management, Research)

“Time consuming [to conduct] machine translation of Japanese documents.” (Continental Europe, Asset management company, Investment decision)

“IR presentations are the most important to have translated because they are very difficult to understand when I translate them to English using a machine translator. In addition, I believe they are most critical to understanding what the company does, how it portrays itself, its strategy, etc.” (US, Hedge fund, Research)

Whether investors are reading your machine translation, or trying to translate your untranslated disclosures, the meaning of the material is getting lost in translation. In my experience, Japanese-to-English machine translation often produces unnatural, confusing language that requires extensive editing. Even when each word is meticulously translated, the overall meaning can still be misconstrued.

Takashi Kozu, Visiting Researcher at the Australia-Japan Research Centre at The Australian National University and CEO of the Securities Analysts Association of Japan, shared insights on the East Asian Forum regarding recent AI advancements and their potential impact on the upcoming TSE regulation changes.

Rapid advances in AI technologies will lower the language barrier when it is just a matter of translating Japanese information into English. Still, there remains another hurdle. The logic of persuasion in the anglophone world seems different from that of the Japanophone world. Even a perfect draft in Japanese might not be as remarkable in English, though understandable. The sequence of ideas expressed in translated texts should adhere to global standards and it is all the same for English disclosures of corporate management information. (Source: East Asia Forum Article)

The reality is that English and Japanese present information differently. Effective translation isn’t just about converting words—it requires restructuring sentences, reordering content, and ensuring clarity. This is a process that still demands a human touch. A rushed, automated translation won’t cut it. Investors need accuracy, context, and clarity—especially when making high-stakes financial decisions.

What This Means for You

April 2025 is approaching fast. The Tokyo Stock Exchange’s new rules will require simultaneous Japanese and English disclosures for Prime Market-listed companies. That means companies can no longer afford to treat English disclosures as an afterthought.

If your company wants to attract and retain international investors, now is the time to take English disclosures seriously. Clear, well-translated reports send a message that your company values all investors, not just domestic ones.

Don’t wait until the April 2025 deadline catches up with you. Ensuring your English disclosures meet investor expectations takes time, and getting it right now will save you stress later. Need help refining your translations? Let’s talk. Contact OWL today to ensure your disclosures are clear, impactful, and investor-ready.

前回のブログでは、東京証券取引所（東証）の開示の規制変更とその背景について取り上げました。東証の調査（英語ページ）によると、多くの海外投資家が、日本企業の英文開示の「タイミング」と「量」について不満を抱いていることが明らかになっています。

今回はもうひとつの重要なポイント、**開示の「質」**について深掘りしていきたいと思います。
調査結果からもわかるように、投資家は「正確でプロフェッショナルな自然な英語」を求めています。しかし、現状はどうでしょうか？

今回は、投資家が実際にどのような課題を感じているのか、リアルな声をご紹介しながら、英語開示の重要性を改めて考えていきたいと思います。

投資家が感じるフラストレーションとは？

会社の開示資料を概要やサマリーだけで済ませていませんか？
英語開示をスピーディに出せばそれだけでも一見、効率的に思われるかもしれませんが、長期的には大きなリスクを伴います。海外投資家は、十分な情報がなければ適切な投資判断ができないからです。不十分な英文開示は、投資の障壁となってしまいます。

実際の投資家の声を見ていきたいと思います。

「英語でリアルタイムの質の高い情報を入手することはまだ難しく、翻訳に頼らざるを得ないことも多い。」 （欧州⼤陸拠点・運用会社・投資担当）

「多くの場合、日本語での開示が英語よりもはるかに優れている。」 （英国拠点・運用会社・調査担当）

「英語での情報開示が⼗分に⾏われている会社は少ない。英語と日本語でどのような情報が欠けているのかさえ明確でないこともある。」 （英国拠点・ヘッジファンド・投資担当）

「多くの会社が、⽇本語の開示よりも、英文開示で開示する情報は明らかに少ない・・・」 （英国拠点・運用会社・調査担当）

「⽇本がグローバルマーケットでリーディングするには、⼀次開示は英語で⾏うべきである。欧州の大企業が重要な情報開示を自国フランス語やドイツ語で最初に公表しているのを⾒たことがない。⽇本は、⽇本語の情報開示を優先することで、外国⼈投資家よりも国内投資家の⽅が重要だというシグナルを世界に発信している。」 （⽇本拠点・運用会社・投資担当）

このように、多くの海外投資家が、「要約版」や「情報不足の英語開示」に不満を感じているようです。必要な情報を英語で十分に得られなければ、投資先を変えてしまう可能性もあります。適切な情報開示が、投資家の信頼をつなぎとめる鍵になるのです。

生成AIでの翻訳は解決策になるのでしょうか？

DeepLやChatGPTなどの生成AIを活用して、IR資料や開示情報を翻訳されていませんか？
機械翻訳を活用すれば、一見「迅速かつ網羅的な開示」ができるように思われるかもしれません。

しかし、投資家の意見を聞くと、その期待とは裏腹に、「機械翻訳では不十分」との声が多く上がっています。

「コールは英文の書き起こし付きでは公開されず、英文が開示される場合でも機械翻訳されたものであることが多く、メッセージの意味をうまく捉えることができない。」 （英国拠点・運用会社・調査担当）

「IRプレゼンテーションは機械翻訳ツールでの翻訳が困難であるため、英文開示の重要性が高い。」 （米国拠点・運用会社・調査担当）

「決算短信や適時開示書類は非常に重要であるため、機械翻訳に任せることはできない。」 （米国拠点・運用会社・調査担当）

「日本語資料の機械翻訳に時間を消費する」 （欧州⼤陸拠点・運用会社・投資担当）

「IR説明会資料は、機械翻訳を使⽤して英語に翻訳するときに理解することが非常に困難であるため、翻訳することが最も重要である。加えて、IR説明会資料はその会社が何をしているのか、どのように⾃らを表現しているのか、戦略などを理解する上で最も重要であると思う」 （米国拠点・ヘッジファンド・調査担当）

投資家が機械翻訳された資料を読む場合でも、英語に翻訳されていない資料を投資家が自ら機械翻訳して読む場合でも、本来の意味が正しく伝わらないことがよくあります。特に、日本語から英語への機械翻訳は、不自然で分かりにくい表現になりがちで、大幅な修正が必要になることも少なくありません。たとえひとつひとつの単語が丁寧に翻訳されていたとしても、全体の意味が誤って伝わることもあります。

オーストラリア国立大学豪日研究センター研究員であり、日本証券アナリスト協会の専務理事（代表理事）である神津多可思氏は、東アジアフォーラムにおいて、近年のAIの進歩と、今後の東証の規制変更への潜在的な影響について、次のようにご指摘されています。

「AI翻訳の進歩により、日本語から英語への言語の壁は低くなるだろう。しかし、もうひとつの課題が残る。それは、英語圏と日本語圏では“説明や説得のロジック”が異なることだ。日本語では完璧な原稿であったとしても、英語では、理解されたとしても、それほど注目はされないかもしれない。単に正確に翻訳するだけでは不十分であり、グローバル・スタンダードに沿った構成や表現が求められる。それは企業経営情報の英文開示でも同じことである。」
（出典：East Asia Forum）

つまり、英語と日本語では、情報の伝え方がそもそも違うため、単なる翻訳ではなく、論理の流れや文章の組み立て自体を英語の基準に合わせる必要があるということです。効果的な翻訳をするためには、単に言葉を置き換えるのではなく、文章の構成を工夫し、内容の順序を整理し、明確に伝わるようにすることが大切なのです。このプロセスには、やはり人の手による細やかな調整が欠かせません。急いで機械翻訳に頼るだけでは、不十分になってしまいます。特に投資のような重要な判断をする場面では、文章の正確さ、文脈の理解しやすさ、そして、明確な表現が求められるのです。

2025年4月はすぐそこです！ 今のうちに英語開示を見直しましょう！

2025年4月が目前に迫っています。東証の新ルールにより、プライム市場の上場企業には日本語と英語の同時開示が義務付けられます。つまり、英語での開示を後回しにすることは、もはや許されません。

海外投資家の信頼を得て、長く関係を築いていくためにも、今こそ英語開示を真剣に考えるタイミングです。明確で質の高い翻訳は、「この企業は国内だけでなく、すべての投資家を大切にしている」というメッセージになります。

• 英語開示は十分な情報量を確保できていますか？
• 機械翻訳に頼りすぎて、誤解を生んでいませんか？
• 投資家にとって分かりやすい構成になっていますか？

質の高い英語開示を実現するには時間がかかりますが、今のうちに整えておけば、あとで焦ることなくスムーズに対応できます。2025年4月の締め切りが迫って慌てる前に、今から準備を始めませんか？

「英語開示をもっと分かりやすくできるかな？」とお考えの方は、お気軽にご相談ください。海外投資家を惹きつける、クリアで魅力的な開示資料を作るお手伝いをさせていただきます。

お問い合わせはこちら

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One World Link株式会社（OWL）は、コーポレートコミュニケーションにおける正確で効果的な英語の提供を専門としています。14年以上にわたるインベスターリレーションおよびコーポレートコミュニケーションの経験を活かし、日本企業がグローバルな投資家との強固な関係を築くための架け橋になることを目指しています。

OWLでは、決算報告書や財務諸表、経営陣のメッセージ、ESG関連文書など、上場企業のさまざまなIR開示文書における英文IR業務支援を行っております。企業のメッセージを明確に伝えることで、日本企業とグローバルステークホルダーとの間にあるコミュニケーションギャップを埋め、信頼と理解を深めるためのお手伝いをいたします。

また、企業様の様々な英文開示情報に対するビジネスライティング評価レポートを無償で提供しています。詳細については、[https://oneworldlink.jp/satei.php#contact]をご覧ください。

When preparing reports for a global audience, especially English-speaking stakeholders, it’s crucial to go beyond just translating content. The design and layout of your report can significantly impact readability and engagement. Japanese and English report styles often differ, and adapting your design to English conventions can make a world of difference.

Why Layout Matters

Imagine publishing your English report after months of back and forth with the translators, only for native readers to not read your report due to a poor layout. Or worse, your layout distracts readers from the real messages in your report, regardless of the translation quality.

Choosing the right layout can be as critical as the quality of its contents. Those involved in the designing and layout of the original Japanese report optimize text, font, tables, images, headings, spacings, and more to the original Japanese content. Why should the English version be different? Often, companies attempt to use the exact same layouts for English version, which turns into messy, hard to read English report that distract from the content.

For example, Japanese report designers often use vertical text in titles, headers, and even certain graphs and diagrams. English, however, is not so forgiving. Native English readers get tripped up by dense text, unusual spacing, or vertical text elements. A report that is difficult to read distracts from the key messages. That’s is why it’s important to keep the English translation in mind when designing your next report.

Let’s take a look at a few main issues that may arise if English translations are kept in Japanese format.

Poor Readability – Reports designed for Japanese include frequent vertical text. English readers are accustomed to left-to-right, top-to-bottom text flow. Vertical text or can disrupt readers from the main content.

Space Optimization – Japanese headings and text box labels may be as short as two Kanji character, but English text can take up to twice the space of the original content. Tables and charts with space optimized for Japanese can look cramped or overwhelming when translated into English.

Professionalism – A report styled with English design principles looks polished and shows attention to detail, enhancing your company’s credibility with overseas stakeholders. Japanese reports prepared for a Japanese audience and translated straight across to English often look poorly designed and thought out after translation.

So, What Makes for an English-Friendly Layout?

1. Write the Japanese text knowing it will be translated into English
   Long sentences, unclear subjects, needless prepositional phrases, and passive voice may be typical in Japanese reports, but these elements become roadblocks to understanding when translated.
2. Prioritize Horizontal Text Flow
   Avoid vertical text or text blocks that require readers to rotate the document or their heads. Instead, arrange text in a left-to-right, horizontal flow.
3. Choose Fonts Thoughtfully
   Use fonts optimized for English, such as Arial, Times New Roman, or Calibri. Avoid Japanese-optimized fonts like Yu Mincho or MS Gothic, which can make English text look unbalanced.
   Let’s take a look at some of these fonts side-by-side. The following image shows the same paragraph from a Wikipedia article on Michael Jackson in three different fonts. On the far left I used Ariel, a common English-optimized font. The middle and far right columns show the same text at the same size with the same settings, but in Yu Mincho and MS Gothic fonts.

Notice how much space Yu Mincho uses with a single line break? Also notice the blocky letters and large spaces between the words with MS Gothic. Be conscious of how much vertical AND horizontal space your fonts take up! Choose fonts carefully.

4. Adjust Spacing Thoughtfully
　Use generous line spacing and margins to prevent overcrowding and ensure headings and subheadings are distinct and visually clear.

5. Simplify Graphics and Tables
　English layouts often use straightforward graphs and tables that prioritize clarity. Avoid overly intricate designs, labels, and text that may confuse readers. Often times intricate designs that looks good in Japanese look terrible in English.

6. Include Visual Hierarchy
　Use detailed titles, bold headings, bullet points, and numbered lists to create a clear structure. This helps readers quickly scan and absorb the content.

(Image Source: Design Studio UI UX)

7. Test for Mobile-Friendliness
　Many stakeholders view reports on mobile devices. Ensure your layout adapts well to smaller screens without sacrificing readability.

Is it Worth the Effort?
Taking the time to design your reports with English layouts in mind shows your commitment to clear communication. It ensures your hard work doesn’t get lost in translation—literally or figuratively—and helps global stakeholders understand and appreciate your message.

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（日本語ブログ：なぜ、海外投資家は日本株を過小評価するのでしょうか？ | One World Link）

Are you happy with the response your company’s English disclosures receive from overseas stakeholders? Do you struggle to gain the confidence of overseas investors?

A 2023 survey conducted by the Tokyo Stock Exchange (TSE) revealed that 72% of overseas institutional investors are dissatisfied with the current state of English corporate disclosures in Japan. This survey targeted mainly institutional investors in the United States, the United Kingdom, Continental Europe, and Asia-Pacific, all of whom pointed to delays and the absence of English materials for small- and mid-cap companies as primary reasons for their dissatisfaction. (TSE Survey)

In response to such mounting criticism, the TSE announced that companies listed on the TSE Prime Market are required to simultaneously disclose material corporate information, including financial results and timely updates, in both Japanese and English beginning April 2025. This new regulation aims to address longstanding concerns from foreign investors, who often rely on English disclosures as their primary source of investment information.

Let’s take a further look into what overseas investors struggle with and why.

Investor Testimonials

Open-ended responses from overseas institutional investors pointed to several common issues, mainly the timing, amount, and quality of disclosure translations.

One respondent working in research at a U.K asset management company wrote, “Lots of the companies disclose much less information in the English disclosure, and even if so, the disclosure timing is 2-3 weeks later compared to the Japanese disclosure. This disclosure timing difference creates huge investment opportunity cost for us.”

“Disclosures have greatly improved overall, but there is still room for more improvement. Many small and mid-size companies, especially smaller ones do not have equally detailed English investor relations information, such as investor presentations.” -US asset management company

“Often times when the disclosure in Japanese is much better than English” -Asset management company in continental Europe

One quote from a U.S. asset management company summarizes the general trend.

“I believe it’s much harder to evaluate the risks of an investment in Japan compared to elsewhere in the world.”

The Unfortunate Result…

The 2023 TSE survey indicated that 41% of respondents valued companies with inadequate English disclosure at a discount, 35 % excluded such companies entirely from their investment universe, and 28% reported reducing the weights of these companies in their portfolios.

Figure 1

Q.What kind of consequences have you experienced due to inadequacy of English
disclosure?

(Source: TSE Survey)

These findings reveal the direct impact of poor English disclosures on investor behavior and, by extension, the valuation of Japanese stocks.

What should you focus on in April?

It’s one thing to understand these issues; knowing where to begin is another challenge entirely. The TSE regulations in April 2025 require Prime Market-listed companies to disclose the following information.

1. Financial Results: This includes annual, semi-annual, and quarterly earnings reports. The simultaneous disclosure ensures that all investors have equal access to a company’s financial performance data.
2. Timely Disclosure Information: Material events that could influence investment decisions, including:
   • Earnings Forecast Revisions: Updates to projected financial performance.
   • Mergers and Acquisitions: Announcements of significant corporate restructuring or business combinations.
   • Changes in Executive Leadership: Notifications regarding alterations in key management positions.

Note that the TSE regulations going into effect will permit companies to provide summaries or excerpts of the Japanese disclosures in English, provided these disclosures cover the essential information necessary for investor decision-making. (JPX News Release)

For companies struggling with English language disclosures, this is a great first step. But the question remains… is this enough?

As mentioned earlier, investors look for full translation. A significant number of open-ended responses from the aforementioned survey indicate that many investors are dissatisfied with only being provided summaries and shortened disclosures. One respondent mentioned “We see some more companies filing various reports in English, but we are dissatisfied with companies still only publishing short versions of the Tanshin report in English, for example.”

Additionally, Respondents to the TSE survey indicated that, in addition to earnings reports, they look to base investment decisions on IR presentations (87%) and annual securities reports (85%). See Figure 2 for a more detailed list of investors’ priority.

Figure 2

Q. Please select one of the following items for each document to determine whether
disclosure in English by listed Japanese companies is necessary when investing in
those companies (a), and the timing at which they are needed relative to the
Japanese release (b).

(Source: TSE Survey)

Understanding which documents overseas investors look for can make of break a company’s efforts to expand overseas.

To Conclude

The upcoming changes are not just a regulatory adjustment but also a critical opportunity for Japanese companies to rebuild investor trust. Prioritizing high-quality, timely English disclosures will allow companies to enhance their global reputation, attract institutional investors, and improve stock valuations.

While the shift may present initial challenges, taking proactive measures to adapt will help you position your company as a leader in transparency and global engagement. In an increasingly interconnected world, the ability to tell a company’s story effectively is not just a competitive advantage; it is an expectation.

>>Tune in to our February edition to learn more on what investors say about the quality of translated disclosures.

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（日本語ブログ：読み手のステークホルダーを混乱させないライティングスタイルの一貫性とは？ | One World Link）

What words do you capitalize in titles? Are you consistent in writing dates ranges and numbers? Do you use PhD or Ph.D.? On-site or onsite?

These small but significant questions can be easily solved by using a style guide.
In English writing, few professionals pick up their pen—or keyboard—without first choosing a style guide. Why? Because style guides are the backbone of consistent, polished communication.

For corporations, the stakes are even higher. Inconsistent communication can confuse stakeholders, tarnish your brand, and undermine your credibility. Without a style guide, many Japanese writers or editors may rely on outdated rules they vaguely remember from school—rules that may no longer apply in professional writing. This can lead to inconsistencies, inefficiencies, and miscommunication.

When it comes to translations, ensuring your service provider understands and follows your company’s style guide is just as critical. A well-implemented style guide ensures that every piece of communication—whether internal or external—reflects your brand’s standards and professionalism.

Stop guessing and elevate your communication. Choose the right style guide today!

What Are Style Guides?

Style guides are sets of rules and recommendations that standardize writing and formatting across documents. They ensure consistency and professionalism by stipulating rules on grammar, punctuation, tone, format, and citation styles. Different industries rely on specific style guides to meet their unique communication needs.

For example, journalists use the AP Style for concise reporting, while academics may rely on the Chicago Manual of Style or APA guidelines for detailed citations and formatting. Style guides allow writers to create clear and uniform content that resonates with their target audience.

Here’s a look at the top five most common English style guides and what makes each one unique.

Common Style Guides: An Overview

AP Stylebook (Associated Press)
https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/journalism_and_journalistic_writing/ap_style.html

• Field: Journalism, media, and public relations.
• Purpose: Offers concise and neutral writing guidelines, perfect for news and media content.
• Key Features:
  • Headlines use title case.
  • Avoids the Oxford comma (e.g., “red, white and blue”).
  • Numbers 1-9 are spelled out.

Chicago Manual of Style
https://owl.purdue.edu/owl/research_and_citation/chicago_manual_17th_edition/cmos_formatting_and_style_guide/chicago_manual_of_style_17th_edition.html

• Field: Academia, publishing, and book writing.
• Purpose: A comprehensive guide for authors, editors, and publishers, covering everything from citations to manuscript formatting.
• Key Features:
  • Two citation systems: notes and bibliography (for humanities) and author-date (for sciences).
  • Emphasizes the Oxford comma.
  • Detailed rules for bibliographies, indexes, and manuscript preparation.

MLA Handbook (Modern Language Association)
https://owl.purdue.edu/owl/research_and_citation/mla_style/mla_style_introduction.html

• Field: Humanities and liberal arts.
• Purpose: Provides citation and formatting rules for scholarly writing in literature and arts.
• Key Features:
  • In-text citations paired with a works cited page.
  • Emphasizes simplicity and readability.
  • Clear guidelines for quoting and paraphrasing.

APA Style (American Psychological Association)
https://owl.purdue.edu/owl/research_and_citation/apa_style/apa_style_introduction.html

• Field: Social sciences, psychology, education, and healthcare.
• Purpose: Standardizes citations and formatting for research-heavy disciplines.
• Key Features:
  • Author-date citation style (e.g., Smith, 2020).
  • Rules for headings, abstracts, and tables/figures.
  • Focuses on precision and scientific clarity.

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Quick Comparison

• AP: Fast and clear, used for news.
• CMS: Detailed and professional, used for books and essays.
• MLA: Focused on citations, used in humanities.
• APA: Data-heavy and research-focused, used in sciences.

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Title Case in Different Style Guides

Style Guide	What to Capitalize	Exceptions	Example Sentence
AP Style	– First and last words – Major words – all words of four letters or more – “to” in infinitives – Second part of hyphenated major words	– Do not capitalize articles (a, an, the, etc.), conjunctions (and, but, or, etc.), or prepositions shorter than four letters (in, on, by, etc.), unless they are the first or last word.	Annual Report Highlights Growth Over Key Markets
Chicago Manual	– First and last words. – Major words – Some conjunctions – Prepositions with five or more letters	– Do not capitalize articles, conjunctions, or prepositions shorter than five letters, unless they are the first or last word.	Annual Report Highlights Growth over Key Markets
MLA Style	– First and last words – Major words – Subordinating conjunctions	– Do not capitalize articles, coordinating conjunctions, or prepositions (regardless of length), unless they are the first or last word.	Annual Report Highlights Growth over Key Markets
APA Style	– First and last words – Major words – all words of four letters or more – Second part of hyphenated major words	– Same as AP Style	Annual Report Highlights Growth Over Key Markets

*Major words include nouns, pronouns, verbs, adjectives, adverbs

For more on capitalization rules, visit Title Case Converter https://titlecaseconverter.com/rules/.

Other Differences

AP – We invited three professors, two Ph.D. students and one research assistant to the seminar.
Chicago Manual / MLA – We invited three professors, two PhD students, and one research assistant to the seminar.
APA – We invited three professors, two Ph.D. students, and one research assistant to the seminar.

So, What Style Guide Does OWL Recommend?

In professional writing, consistency and clarity are key. That’s why OWL chooses the AP Style. AP Style is a great choice for IR communication because it keeps things clear, concise, and professional, which is exactly what investors and stakeholders need. The straightforward nature of this style makes complex financial data easier to digest, which is key when presenting quarterly earnings or big updates. AP Style also focuses on accessibility, ensuring your message is accessible to a broad audience, from seasoned analysts to everyday shareholders.

Choosing the Right Style Guide

Ready to sharpen your writing? Consider your industry, your audience, and the type of content you produce. Whether crafting a news article, research paper, or technical manual, using the right style guide ensures your content is professional, consistent, and tailored to your audience. Evaluate the flexibility and relevance of a guide to your organization’s goals, and ensure everyone on your team is familiar with its rules to maintain a unified approach.

The Owl Purdue website (https://owl.purdue.edu/owl/index.html) is an excellent resource for quick tips and detailed explanations on APA, MLA, CMOS, and more. See the official style guidebooks for the most accurate and detailed information.

• AP Stylebook: https://www.apstylebook.com/
• Chicago Manual of Style (CMS): https://www.chicagomanualofstyle.org/
• MLA Handbook: https://mla.org/Publications/MLA-Handbook
• APA Publication Manual: https://apastyle.apa.org/products/publication-manual-7th-edition

If you want to create your own corporate style guide, Mail Chimp provides an open-source customizable!
https://styleguide.mailchimp.com

Or see this article on some of the best style guides available (with free templates to create your own!)
https://www.canva.com/learn/50-meticulous-style-guides-every-startup-see-launching/

Notes

Be careful when relying on autocorrect or AI tools like Grammarly, as these tools may suggest edits that conflict with your chosen style guide. These tools are helpful for general writing but may not align with the specific rules your company follows. To maintain consistency and professionalism, it’s essential to understand and adhere to the guidelines of your selected style guide.

This blog is not an exhaustive comparison of all style guides. Instead, it provides a general introduction to style guides and their purpose. While many guides share similarities, each has its own distinct and detailed set of rules. For more specifics, refer to the guidebooks themselves.

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